Warum ich keine To-Do-Listen mag…
Die die mich kennen – oder von mir lesen – wissen vielleicht, dass ich immer sage, dass ich keine ToDo-Listen mag. Das ist auch so, liegt aber vielleicht auch an meiner besonderen Situation. Ich bin als Oberarzt an einer Anästhesie-Abteilung tätig, da benötigt man kaum ToDo-Listen, auch meine Notarzttätigkeit kommt ohne aus. Einzig in meiner Psychotherapie-Praxis (www.psychotherapie-vlach.at) fallen gelegentlich ToDo‘s an. Bleibt somit nur mehr der private Bereich wo das ein oder andere ToDo auftaucht.
Wie kam es jetzt zu meiner „Abneigung“ gegen To-Do-Listen?
Vor meiner beruflichen Tätigkeit als Arzt habe ich im Studium – ich würde fast sagen „natürlich“ - gejobbt. Unter anderem war ich bei der Rettung aktiv (bin es immer noch!) und dort vor allem im Bereich der Ausbildung und auch Einsatzplanung. Da gab es immer Projekte, Ausbildungen und Einsätze zu planen und es entstanden auch viele To-Do’s, die ich damals brav in ToDo-Listen eingetragen habe. Am Anfang habe ich das interne System mit Outlook und der Aufgabenliste genutzt.
Dies ist mir bald zu unübersichtlich geworden und war vor Allem nicht überall verfügbar. Zur Info – wir sprechen von den 90iger-Jahren, da war noch nix mit Smartphone und Internet überall usw. Ich war schon Stolz einer der wenigen Handybesitzer gewesen zu sein.
Ich habe mir daher etwas anderes gesucht und zu Beginn ein System namens PSION verwendet, damals einer der Markführer für Handhelds. (hier ein Artikel auf wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Psion) und dann viele weitere Produkte „getestet“, z.B. Compaq,… Auch mein Studium und mein Privatleben habe ich darin erfasst und immer schön alle ToDo’s eingegeben. Ich war hier doch eine Art Pionier, denn die meisten waren da noch mit Filofax, TimeSystem, oÄ unterwegs.
Dann begann die Ära der Smartphones und natürlich war ich dabei!
Ich habe selbstverständlich auch einige Systeme ausprobiert, von Apple
Erinnerungen über Wunderlist bis hin zum To-Do-Listen….
Ich habe dann noch ein Studium und meine Psychotherapie-Ausbildung begonnen. Jede Aufgabe hier wanderte i die To-Do-List, private ebenso. Auch beim Hausbau wurden alle Aufgaben erfasst. Da war das alles noch mehr oder weniger hilfreich. Es hätte aber gereicht, wenn ich diese Aufgaben als Termin im Kalender gehabt hätte – so viele „wichtige“ Punkte waren das nicht. Damals hat das alles noch – ich möchte mal sagen – mehr schlecht als Recht funktioniert, aber es hat eben funktioniert, nur hat mich das alles eben nicht wirklich zufrieden gestellt. Ich hatte nie den Eindruck gut organisiert zu sein.
Mühsam wurde es dann, als ich alle „Aufgaben“, die auch irgendwann gemacht werden sollten, in die Liste aufgenommen habe.
Die Liste ist immer länger und länger geworden, bis am Ende mehrere Hundert offene Aufgaben in meiner Liste, schön verteilt in mehrere Bereiche und Kategorien, standen. Und da begann dann der Frust, es kamen schneller Aufgaben hinzu als ich abarbeiten konnte.
Ich kann mir vorstellen, dass es vielen so geht - von einigen Freunden bekam ich auch genau diese Rückmeldung. In Umfragen bestätigen fast die Hälfte aller Befragten das.
Wie kann man es lösen?
Eine Möglichkeit wäre, ähnlich zum E-Mail-Bankrott, den ToDo-Bankrott zu erklären. Einfach alle offenen Aufgaben löschen und mit einer neuen, leeren Liste beginnen! Das, was wichtig ist, kommt ganz sicher wieder - schneller als es einem Lieb ist…. Wenn ich da auf meine Liste zurückblicke, dann war es genau so. Es kamen einige wenige Aufgaben – bei mir waren es max 10 – zurück. Viele andere haben sich sprichwörtlich „in Luft aufgelöst“, manche waren sogar schon überholt, weil sich die „Situation“ geändert hat.
„Problem“ gelöst, oder?
Ok gut, nun haben wir das erste Problem gelöst, aber da warten schon weitere:
- wie gehe ich mit nicht vollständig erledigten Aufgaben um? Wieviel % habe ich schon? schätzen?
- wie teile ich Aufgaben - das klappt nur, wenn alle das gleiche System (App)
verwenden und diese das unterstützt…
Teilerledigungen:
Oft bestehen Aufgaben aus mehreren Teilen. Für jede dieser Aufgaben ein Projekt anzulegen, ist sehr aufwendig und zahlt sich oft nicht aus. Da ist das Anlegen eines solchen Projektes oft ein viel zu großer Zeitaufwand. Man kennt ja zumeist die einzelnen „Unteraufgaben“.
Erstelle ich dafür kein Projekt, sondern lasse es als einzelne Aufgabe, dann stellt sich die Frage, wie markiere ich eine Teil-Erledigung. Was für Möglichkeiten bietet meine App dazu? Wie schätze ich den Grad der Erledigung? Und so weiter – hier ergeben sich unter Umstände viele weitere Möglichkeiten.
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Aufgaben delegieren:
Dies muss man auch sehr differenziert sehen. Bin ich in einer Firma, dann sollte das weniger ein Problem darstellen, da ja – hoffentlich – alles das gleiche System verwenden, das im Idealfall auch diese Möglichkeit anbietet.
Ganz anders ist es aber, wenn ich als Solopreneur, EPU, freelancer,… arbeite und hier z.B. Aufgaben auslagere. Da muss schon nicht mehr das gleiche System vorhanden sein, auch wird es vorkommen, dass jeder ein anderes System verwendet. Das waren meine 3 wesentlichen Gedanken, die für mich ToDo unpraktikabel machen.
Aber was dann?
Es gibt dann noch die Idee einer Not-To-Do-Liste, aber warum soll ich mir etwas aufschreiben, was ich nicht tun will…. ?? Diese Idee habe ich daher schnell verworfen, weil sie mir so gar nichts bringt und ich mir auch keinen wirklich sinnvollen Anwendungsfall vorstellen kann.
Da kann ich schon eher mit der Idee von @Ivan Blatter eine „Might-Do-Liste zu führen. Details dazu könnt ihr auf seinem Blog nachlesen.
Ivan Blatter | Nutze deine Zeit
Da sind viele gute Ideen und Vorschläge enthalten. Ich konnte es für mich noch nicht umsetzen - aber wie heißte es doch: „Gut Ding braucht Weile!“ Ich stimme Ivan aber auch nicht vollständig zu, was aber sicher an meiner besonderen Situation liegt.
Wie habe ich das nun für mich gelöst?
Ich habe mich an das KISS-Prinzip gehalten. Ich bin in der besonderen Situation, dass ich eigentlich keine „echten“ ToDo’s habe und kann daher auf ToDo-Listen verzichten. Es gibt gelegentlich „Aufgaben“ die an einen Termin gebunden sind, wie z.B. das Überweisen der Steuer. Dafür lege ich mir einen Termin mit Erinnerung im Kalender an. Alles andere wird handschriftlich in einer Art Journal festgehalten. Das sind aber auch eher Gedanken, Ideen,… kaum wirkliche ToDo’s.
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Beruflich im Gesundheitssektor (Anästhesist, Notarzt und Psychotherapeut) tätig, beschäftige ich mich nebenher etwas mit Fotographie, Produktivität und Effizienz sowie Minimalismus - wenn mir neben der Familie noch Zeit bleibt. Freue mich schon auf den Austausch und neue Ideen!
Foto von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash