Ich dirigiere, die KI schreibt mit
Ich war lange still. Anderthalb Jahre, um genau zu sein. Es ist eher zu viel passiert als zu wenig, und genau das ist das Thema heute: Ich habe kaum noch selbst aufgeschrieben. Das macht inzwischen die KI, und ich stehe eher am Dirigentenpult.
Ein kleiner Blick zurück
Ihr kennt mich ja noch von den Paperless Pioneers. Ab 2014 haben wir dort in der Spitze mit über 1.200 Leuten das papierlose Büro ausprobiert: scannen, sortieren, ablegen, Scanner vergleichen. 2019 haben wir das Kapitel zugemacht, weil papierlos einfach normal geworden war. 2023 wurden daraus die Notioneers und die Frage, was man eigentlich mit dem ganzen digitalen Wissen anfängt.
Und jetzt wird es wieder spannend. 😄
Was letzte Woche passiert ist
Ich habe mit zwei KI-Assistenten (Claude) das Belegarchiv meiner Firma neu aufgebaut, rund 49.000 Dokumente aus drei Buchhaltungsprogrammen. Ein papierloses Archiv also. Der alte Paperless Pioneer in mir hat gegrinst, denn sortiert habe ich diesmal fast nichts selbst.
Wichtig dabei: ie KI hat meine Belege nicht durchgelesen. Die beiden Claudes haben mit mir die Paperless-Struktur und die Softwarearchitektur geplant, also welche Kategorien, Schlagwörter und Aufbewahrungsfristen es gibt, und die Skripte für den Import geschrieben. Die eigentliche Arbeit macht ein eigener Server bei Hetzner in Deutschland, auf dem Paperless-ngx in einem Container läuft. Er liest die Belege ein, erkennt den Text und legt alles ab. Bei Belegdaten wollte ich das genau so: Die Dokumente bleiben auf meinem Server und landen nicht bei einer KI.
Warum überhaupt ein eigenes Archiv?
Du fragst dich vielleicht: Wozu ein eigenes Archiv, jede Buchhaltungssoftware hat doch eins? Stimmt. Nur bleibt die Software nicht ewig dieselbe. Den Anbieter wechselt man ein bisschen wie das Auto: nicht oft, weil es viel Arbeit ist, aber irgendwann passiert es. Bei mir waren es in ein paar Jahren schon drei Programme. Und der alte Anbieter hält deine Daten nur so lange vor, wie du zahlst.
Als Selbstständiger muss ich meine Belege aber viele Jahre aufbewahren. Buchungsbelege sind es seit 2025 acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse sogar zehn. Ein NAS zu Hause oder eine Festplatte im Bankschließfach ist dafür keine gute Lösung. Beides ist am Ende nur eine einzige Kopie.
Drei Kopien, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus.
Mein Firmen-Archiv liegt deshalb auf einem Server bei Hetzner in Deutschland. Das macht es auch beim Datenschutz deutlich einfacher, weil die Daten die EU nicht verlassen.
Viel interessanter fand ich, wie die beiden gearbeitet haben. Jede KI hat am Ende des Tages aufgeschrieben, was sie gemacht hat, warum, und was danebenging. Die beiden haben sich gegenseitig Übergaben in ein gemeinsames Dokument geschrieben, statt dass ich Texte zwischen ihnen hin und her kopiere. Und jeder Eintrag ist signiert, ich sehe also sofort, ob er von der einen KI, von der anderen oder von mir stammt. Dazu gibt es ein Handover.
Das „zweite Gehirn“, über das wir hier so oft geredet haben, schreibt sich bei mir inzwischen fast von allein. Fertig ist es damit aber nicht. Ich komme mir vor wie ein Dirigent: Die Claudes sind meine Musikanten, ich gebe den Takt vor. Ich prüfe, gebe frei und entscheide. Sonst klingt es schnell nach Probenraum statt nach Konzert.
Warum das Aufschreiben so viel wert ist
Das Wertvollste sind nicht die Ergebnisse, sondern die Gründe. Warum habe ich mich vor drei Monaten so entschieden? Und warum ist dieser Fehler schon wieder passiert, den hatten wir doch längst gelöst? Ohne Notizen weiß das nach ein paar Wochen niemand mehr, ich nicht und die KI erst recht nicht. Mit Notizen steht es da, mit Datum und Begründung.
Warum ich dafür Obsidian nutze
Meine Notizen liegen in Obsidian, als ganz normale .md-Dateien auf meinem Rechner. Das ist schlichter Text, mit dem ChatGPT, Claude und alle gängigen KI-Modelle arbeiten können. Und lokal geht immer: kein Login, der gerade hakt, und kein Anbieter, der mir meine Notizen wegsperrt.
Drei Dinge, die ich dabei gelernt habe
KI braucht ein Gedächtnis. Ohne feste Notizen fängt sie jeden Tag bei null an. Mit einer kleinen Sammlung „Das musst du über mich und meine Projekte wissen“ wird sie von Woche zu Woche brauchbarer. Häufig wird nur die memory.md oder claude.md als Referenz genannt. Jedoch wollte ich auch sehen, was sich mein KI-Agent merkt. Und wenn ich von Claude auf ChatGPT wechseln würde, dann brauche ich dem neuen Agenten nur Zugriff auf den Vault geben.
Regeln aufschreiben spart Diskussionen. Wie Seiten aussehen sollen und was nie hineindarf (Passwörter, Kundendaten), steht bei mir in einer Schreibanleitung. Jede KI liest sie vor der Arbeit, und die Texte passen danach zusammen.
Du behältst den Überblick, nicht die Arbeit. Die KI macht Fehler. Bei mir hat sie einmal versehentlich ein Passwort im Chat angezeigt, es sofort selbst gemerkt und gemeldet, und wir haben es gleich ausgetauscht. Seitdem steht die Lehre daraus in den Regeln. Kontrolle heißt für mich inzwischen, dass ich alles nachvollziehen kann, auch wenn ich es nicht selbst gemacht habe.
So kannst du klein anfangen
Du brauchst dafür kein großes Projekt und kein bestimmtes Werkzeug. Such dir eins davon für diese Woche aus:
- Schreib eine kurze „Über mich“-Notiz für deine KI: wer du bist, woran du arbeitest, wie du Texte magst. Gib sie ihr am Anfang jedes Gesprächs mit.
- Bitte die KI am Ende einer Sitzung um drei Sätze: Was haben wir entschieden, was ist noch offen? Leg die Antwort bei deinen Notizen ab.
- Leg für ein Projekt eine einzige Seite mit „Stand“ und „Offen“ an und lass die KI sie aktuell halten.
Ich bin neugierig
Wie nutzt du KI gerade in deinem Alltag? Gar nicht, ein bisschen oder schon richtig? Antworte einfach auf diese Mail. Ich lese jede Antwort, und die spannendsten stelle ich (nur mit deinem Okay) im nächsten Newsletter vor.
Noch ein Ausblick: Ich baue Notioneers gerade um, mit weniger Forum und mehr Tipps, Tricks und Prompts rund um KI im Alltag. In ein paar Tagen frage ich dich dazu etwas, und deine Antwort entscheidet mit. 🚀
Bis bald
André
Foto von Guy Basabose auf Unsplash