Herr der Aufgaben in einem Heer der Aufgaben: Mein Weg zu effektivem Taskmanagement

Über die Jahre hinweg habe ich unzählige Versuche unternommen, meine wachsende Liste von Aufgaben zu bändigen. Mit dedizierten Taskmanagement-Apps habe ich versucht, den Überblick zu behalten. Das Erfassen von Aufgaben war nie das Problem - es war einfach Aufgaben, Ideen, Artikel, Filmempfehlungen und mehr aufzunehmen. Doch trotz Kategorisierung, Projekten und Deadlines fand ich mich in einem Meer von Aufgaben wieder, ohne zu wissen, wo ich denn jemals anfangen sollte.

Vor einem Jahr wagte ich einen neuen Ansatz, der mein Taskmanagement revolutionierte. Mit dem Erwerb des Remarkable 2 begann ich, aufkommende Aufgaben in einer handschriftlichen Liste mit dem Titel "2022" festzuhalten, um sie später automatisch in maschinenlesbaren Text zu übersetzen. Jede Aufgabe erhielt einen eigenen Bullet-Point, begleitet von zusätzlichen Informationen darunter.

Die Entwicklung meiner Herangehensweise

Meine Herangehensweise entwickelte sich weiter. Ich übertrug Aufgaben aus der Jahresliste in Monatslisten - zum Beispiel "August 2022" - um die Aufgaben zu priorisieren, indem ich ihnen Fälligkeitsdaten zuwies. Schließlich übertrug ich die Aufgaben eines bestimmten Tages in eine separate Tagesliste, um mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ohne mehrere Tageslisten anzulegen. Es wird jeden Abend eine neue Liste für den Folgetag angelegt. Unvollendete Aufgaben erhalten neue Termine und wanderten zurück in die Monatsliste, wenn sie nicht am nächsten Tag zu erledigen waren.

Ich nutze separate Listen in einem digitalen Notizbuch, um die Übersicht zu behalten. Jede Liste repräsentiert ein eigenes Blatt. Eine wichtige Erkenntnis: Ein Tag endet nicht mit unerledigten Aufgaben, sondern mit einer Duplikation der Liste für den nächsten Tag. Dies ermöglichte eine klare Trennung zwischen abgeschlossenen und ausstehenden Aufgaben.

In meiner neuen Methode erhalten erledigte Aufgaben ein ✅️ und werden in der nächsten Liste gelöscht. Aufgaben, die auf den nächsten Tag verschoben wurden, erhalten ein ➡️. Delegierte Aufgaben blieben sichtbar und erhalten einen Marker ↪️, und das Datum an dem die Hiheit über die Aufgabe abgegeben wurde unter nennung der nun zuständigen Person um den Delegationsprozess nachvollziehbar zu machen. Delegierte Aufgaben werden in der Sektion DELEGIERT "mitgeschleppt" bis die Meldung ERLEDIGT kommt und dann mit ✅️ markiert.

Die täglich hinzukommenden Aufgaben werden mit 🆕️ markiert und nach der Duplizierung der Liste bewertet und eingeordnet. Einige wanderten in die Jahresliste markiert mit 🔜 und dem Aufnahmedarum, andere erhalten konkrete Termine in der Monatsliste, während dringende Angelegenheiten direkt am nächsten Tag eingephast werden.

Zeit für Erkenntnisse

Doch meine Methode bietet mehr als nur effektives Taskmanagement. Beim Erledigen einer Aufgabe nehme ich mir Zeit, um meine Erfahrungen und Erkenntnisse festzuhalten. So entstand aus einer einfachen Aufgabenliste ein wertvolles Aktivitäten- und Erfahrungsjournal. Auf meinem Remarkable 2 Tablet finden sowohl maschinenlesbarer Text als auch handschriftliche Notizen und Zeichnungen ihren Platz. Unter dem Aufgaben Bullet.

So kann ich zurückblicken und den Verlauf meiner Projekte nachvollziehen. Mein einst überwältigendes Heer der Aufgaben wurde zu einer effektiven Strategie, die mir half, den Fokus zu behalten, täglich neu zu bewerten und gleichzeitig wertvolle Erkenntnisse zu sammeln. Mit meinem selbstgestalteten System wurde ich endlich zum Herrn meiner Aufgaben.

Was ist dein persönlicher Taskmanagement Ansatz?

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Foto von Luis Villasmil auf Unsplash